Waar kunnen we mee helpen?

Webplanning.nl is één systeem voor personeelsplanning: een rooster maken en publiceren, uren registreren, verlof aanvragen en goedkeuren, en onderling diensten ruilen — voor de medewerker op de vloer én voor de planner die alles overziet. Bekijk het volledige functieoverzicht voor alle details.

Via de registratiepagina maak je in ongeveer twee minuten een organisatie-account aan — je hebt alleen wat gegevens over jezelf en je organisatie nodig, geen creditcard. Daarna kun je meteen medewerkers toevoegen en beginnen met plannen.

Op dit moment niets: Webplanning.nl zit in de open BETA-fase en is volledig gratis te gebruiken, voor elk teamformaat en zonder afgeschermde functies. Kijk op de prijzenpagina voor het volledige verhaal, ook over wat er verandert na de BETA.

Je logt in met het e-mailadres en wachtwoord dat bij je account hoort. Ben je je wachtwoord kwijt, klik dan op "Wachtwoord vergeten" op het inlogscherm — je ontvangt een e-mail waarmee je een nieuw wachtwoord instelt.

Heb je geen toegang meer tot je e-mailadres, neem dan contact op met je planner of beheerder, die kan je account resetten via het medewerkersbeheer.

Webplanning kent een aantal rollen die bepalen welke onderdelen je te zien krijgt:

• Medewerker — ziet zijn/haar eigen rooster en het teamrooster, kan verlof aanvragen, diensten ruilen op de ruilbeurs en berichten lezen.
• Planner — heeft daarnaast toegang tot de weekplanner en ruil-/verlofbeheer om het rooster van het team te maken en aanvragen te behandelen.
• Beheerder / eigenaar — heeft volledige toegang tot medewerkers, locaties en instellingen om de organisatie in te richten.

Je ziet in de navigatie alleen de onderdelen waarvoor jouw rol rechten heeft.

Ja. Het hele systeem is responsive en werkt in elke moderne browser, op telefoon, tablet of computer. Op mobiel staat onderin een balk met je belangrijkste snelkoppelingen en een knop "Menu" voor de rest. Een rood bolletje op een icoon betekent dat er iets nieuws op je wacht, zoals een ongelezen bericht.

Onder Mijn Rooster zie je jouw ingeplande diensten, per week of als kalendermaand. Klik op een dienst voor de details: tijden, locatie en eventuele opmerkingen.

Mijn Rooster toont alleen jouw eigen diensten. Team Rooster geeft een overzicht van alle collega's naast elkaar, met kleurcodering per dagdeel (ochtend, middag, avond) en filters op afdeling of locatie. Dit teamoverzicht is voor iedereen toegankelijk, niet alleen voor planners — zo zie je in één oogopslag wie er samen met jou werkt.

In de weekplanner sleep je diensten naar medewerkers (drag & drop) en voeg je nieuwe diensten toe per medewerker, locatie en afdeling. Nieuwe diensten staan eerst als concept — met één klik publiceer je de hele week in één keer. Met "Kopieer vorige week" zet je een eerdere week over als startpunt voor de volgende.

Ja. Ga naar Mijn Rooster en kies voor "Download PDF". Je kiest een periode en krijgt een overzicht met per dienst de datum, tijd, locatie, status en het aantal uren, plus het totaal — handig om zelf te bewaren.

Ja, via de knop "Weekoverzicht PDF" op de planningspagina. Je kiest zelf de periode via de kalender (één week of meerdere achter elkaar) en vinkt aan welke medewerkers erin moeten staan. Je krijgt per week een duidelijk rooster-grid — medewerkers naast elkaar, maandag t/m zondag erboven — met kleurcodering per dagdeel en voor verlof. Ideaal om te printen of op te hangen voor wie liever op papier plant dan op een scherm.

Voor één medewerker: kies bij "Individuele Correcties" een medewerker en maand, en klik op "Download PDF". Voor het hele team in één keer: gebruik "Compleet Team Overzicht" voor een document met per medewerker de geplande uren, correcties en het eindtotaal.

Wil je juist een vrij te kiezen periode en zelf bepalen welke medewerkers erin komen, gebruik dan "Download PDF" bovenaan de planningspagina — daar kies je een van/tot-datum en vink je de gewenste medewerkers aan.

Dien bij Verlof een nieuwe aanvraag in met de gewenste periode — het aantal dagen wordt automatisch berekend. Je aanvraag krijgt de status in behandeling totdat een planner of beheerder deze goedkeurt of afwijst. Onder "Mijn Historie" zie je al je eerdere aanvragen en je resterende verlofsaldo.

Ja. Zolang een aanvraag nog niet is verwerkt, kun je deze zelf intrekken via de knop bij de aanvraag, met een bevestigingsvraag zodat dit niet per ongeluk gebeurt.

Onder Ruil/Verlof beheer vind je alle openstaande verlofaanvragen, per stuk of in bulk goed te keuren of af te wijzen. Bij "Team Verlofsaldo & Historie" zie je per medewerker het opgebouwde en opgenomen verlof, en kun je het saldo handmatig corrigeren.

Klik in Mijn Rooster op de dienst waarvoor je je ziek wilt melden en kies voor "Ziek melden". De dienst krijgt direct de status Ziek en je planner ziet de melding meteen terug.

Deze knop verschijnt alleen als je organisatie de instelling "Zelf Ziekmelden" heeft aangezet. Zie je de knop niet, meld je dan zoals gebruikelijk telefonisch of via een bericht.

Kies bij een van jouw geplande diensten voor "Dienst aanbieden". Andere medewerkers zien de dienst verschijnen bij "Beschikbare Diensten" en kunnen deze (deels) overnemen. Je kunt een dienst ook rechtstreeks aan een collega aanbieden via een "Direct Voorstel".

• Dienst overnemen — je neemt een volledige dienst van een collega over die op de beurs staat.
• Gedeeltelijk overnemen — je neemt alleen een deel van de uren over; de rest blijft bij de oorspronkelijke medewerker.
• Direct voorstel — je stuurt zelf een ruil- of overnamevoorstel naar één specifieke collega.

Dat hangt af van de organisatie-instelling "Ruilen Goedkeuren". Staat deze aan, dan moet elke ruil eerst goedgekeurd worden door een planner voordat deze definitief is.

Onder Ruil/Verlof beheer, tabblad "Ruilverzoeken", zie je alle aanvragen die goedkeuring nodig hebben, met een logboek van eerder afgehandelde zaken.

Ga naar Berichten en klik op "Nieuw Bericht". Ongelezen berichten worden aangegeven met een rood bolletje op het icoon, zowel op desktop als mobiel.

Onder Mededelingen plaats je een bericht dat zichtbaar is voor (een deel van) je organisatie, met inzicht in wie het al gelezen heeft — anders dan de een-op-een berichten tussen medewerkers.

Ga naar Profiel. Hier pas je je persoonlijke gegevens aan en kun je onder "Beveiliging" je wachtwoord wijzigen.

Gebruik een uniek wachtwoord van minimaal 8 tekens en deel dit nooit met collega's, ook niet op een gedeeld apparaat.

Contract-, salaris- en contactgegevens worden beheerd door je planner of beheerder. Neem contact met hen op, of neem contact met ons op als je er samen niet uitkomt.

Ga naar Profiel en zet de schakelaar bij "Push Notificaties" aan; je browser vraagt dan om toestemming. Je krijgt onder andere een melding bij een nieuw gepubliceerd rooster en bij de uitslag van je verlofaanvraag.

Ga naar Medewerkers en maak een nieuw personeelsdossier aan: persoonsgegevens, contact & accountveiligheid, functie & locatie, contract & salaris, en de standaard beschikbaarheid per weekdag — dat laatste gebruikt de planner als uitgangspunt bij het inplannen.

Onder Locaties richt je vestigingen en hun afdelingen in. Medewerkers en diensten worden aan een locatie gekoppeld, zodat rooster en bezetting per locatie inzichtelijk zijn — ideaal bij meerdere filialen.

Onder Instellingen vind je onder meer:

• Bedrijfsgegevens — naam, KVK, adres en algemene informatie.
• Feest- & sluitingsdagen en standaard openingstijden per dag.
• App Permissies & Functies — zoals rooster-zichtbaarheid, ruilgoedkeuring en zelf ziekmelden.
• E-mail meldingen en push-notificaties.
• Financieel & Administratie — BTW-nummer, IBAN en factuur-e-mailadres.
• Data & bewaartermijn (zie hieronder bij Privacy).

Het dashboard geeft een snel overzicht van je organisatie: bezetting vandaag, wie er vandaag verlof heeft, wat er binnenkort op de planning staat, de urenverdeling en eventuele systeemmeldingen.

Nee. Elke organisatie in Webplanning.nl is strikt van elkaar gescheiden: medewerkers, roosters en instellingen van jouw organisatie zijn nooit zichtbaar voor een andere organisatie op het platform.

Dat is afhankelijk van iemands rol. Een medewerker ziet zijn eigen gegevens en het teamrooster; verlofredenen van collega's zijn bijvoorbeeld alleen zichtbaar voor de persoon zelf en voor planners/beheerders. Contract- en salarisgegevens zijn alleen in te zien door beheerders en eigenaren.

Bij Instellingen → Data & Bewaartermijn stel je in hoeveel maanden afgeronde diensten, verlofaanvragen en urencorrecties bewaard blijven — van 1 tot maximaal 12 maanden, standaard 6. Verwijderen gebeurt nooit automatisch: je bekijkt eerst wat er verwijderd zou worden en bevestigt dat zelf expliciet.

Webplanning.nl is bedoeld om te plannen, niet als langetermijnarchief. Heb je gegevens langer nodig voor je eigen administratie, download dan op tijd een PDF-overzicht.

Lees ons volledige privacybeleid voor hoe we met persoonsgegevens omgaan en welke rechten je hebt onder de AVG, en ons cookiebeleid voor welke cookies we gebruiken.

Open in de app een nieuw support ticket via Support. Kies een duidelijk onderwerp, de juiste categorie (Algemeen, Technisch, Facturatie of Feature Aanvraag) en geef zoveel mogelijk detail, zodat je sneller geholpen wordt.

Zeker. Gebruik het contactformulier of mail rechtstreeks naar info@webius.nl — we reageren binnen 1 werkdag.